Artículo 366 – Documentos a depositar.

Documentos a depositar
1. A los efectos del depósito prevenido en el artículo anterior, deberán presentarse los siguientes documentos:
1.º Solicitud firmada por el presentante.
2.º Certificación del acuerdo del órgano social competente con firmas legitimadas notarialmente que contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado.
La certificación contendrá todas las circunstancias exigidas por el artículo 112 de este Reglamento y expresará si las cuentas han sido formuladas de forma abreviada, expresando, en tal caso, la causa. La certificación expresará igualmente, bajo fe del certificante, que las cuentas y el informe de gestión están firmados por todos los administradores, o si faltare la firma de alguno de ellos se señalará esta circunstancia en la certificación, con expresa indicación de la causa.
El informe de los auditores de cuentas deberá estar firmado por éstos.
3.º Un ejemplar de las cuentas anuales, debidamente identificado en la certificación a que se refiere el número anterior.
4.º Un ejemplar del informe de gestión.
5.º Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas cuando la sociedad está obligada a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a solicitud de la minoría.
6.º Un ejemplar del documento relativo a los negocios sobre acciones propias cuando la sociedad esté obligada a formularlo.
7.º Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas. Esta certificación podrá incluirse en la contemplada por el párrafo 2.º de este apartado.
2. Previa autorización de la Dirección General de los Registros y del Notariado, los documentos contables a que se refiere este artículo podrán depositarse en soporte magnético.

El Artículo 366 del TÍTULO III del Reglamento del Registro Mercantil establece los documentos que deben ser presentados para el depósito de las cuentas anuales de una sociedad. En primer lugar, se requiere una solicitud firmada por la persona que presenta los documentos. Luego, es necesario presentar una certificación del acuerdo del órgano social que indique la aprobación de las cuentas y la aplicación del resultado. Esta certificación debe ser firmada por los administradores y cumplir con ciertos requisitos, como indicar si las cuentas se han formulado de forma abreviada. También se deben incluir las cuentas anuales, el informe de gestión, un informe de auditores si es necesario, y, en caso de que la sociedad realice operaciones sobre acciones propias, se requerirá un documento específico sobre ello. Además, se debe presentar una certificación que indique que las cuentas depositadas son las mismas que las auditadas. Por último, se permite que estos documentos sean depositados en soporte magnético si se cuenta con la autorización correspondiente.

Imaginemos una empresa llamada 'Tecnologías Avanzadas S.A.', que al cierre de su ejercicio fiscal, necesita presentar sus cuentas anuales ante el Registro Mercantil. Para cumplir con la normativa, la empresa organiza una reunión de su órgano social, donde aprueban las cuentas y deciden cómo aplicar los beneficios. El secretario de la reunión firma la certificación, la cual incluye toda la información requerida, como la aprobación de las cuentas y la firma de todos los administradores. La empresa también prepara un ejemplar de sus cuentas anuales, el informe de gestión y, dado que es una empresa de gran tamaño, se contrata un auditor externo que verifica sus cuentas. Una vez que todos los documentos están listos, la empresa presenta la solicitud firmada junto con toda la documentación necesaria al Registro Mercantil. Finalmente, aseguran que todas las cuentas depositadas coinciden con las auditadas, cumpliendo así con el artículo 366.