Home > TÍTULO III > Del depósito y publicidad de las cuentas anuales De la conservación de las cuentas anuales depositadas > Artículo 377. Obligación y lugar de conservación de las cuentas anuales
Artículo 377:
Obligación y lugar de conservación de las cuentas anuales
1. Los Registradores conservarán las cuentas anuales y documentos complementarios depositados en el Registro Mercantil durante seis años a contar desde la publicación del anuncio del depósito en el «Boletín Oficial del Registro Mercantil».
2. Si en el local del Registro no hubiere espacio suficiente para la debida conservación de las cuentas y documentos complementarios, los Registradores, previa autorización de la Dirección General de los Registros y del Notariado, podrán depositarlos en otro adecuado o sustituir la conservación material por el almacenamiento mediante procedimientos informáticos de lectura óptica dotados de garantías suficientes.
1. Los Registradores conservarán las cuentas anuales y documentos complementarios depositados en el Registro Mercantil durante seis años a contar desde la publicación del anuncio del depósito en el «Boletín Oficial del Registro Mercantil».
2. Si en el local del Registro no hubiere espacio suficiente para la debida conservación de las cuentas y documentos complementarios, los Registradores, previa autorización de la Dirección General de los Registros y del Notariado, podrán depositarlos en otro adecuado o sustituir la conservación material por el almacenamiento mediante procedimientos informáticos de lectura óptica dotados de garantías suficientes.
Explicación:
punto1: El primer apartado del Artículo 377 establece que los Registradores Mercantiles tienen la obligación de conservar las cuentas anuales y los documentos complementarios que son depositados por las empresas durante un periodo de seis años. Este plazo comienza a computarse desde que se realiza la publicación del anuncio de dicho depósito en el 'Boletín Oficial del Registro Mercantil'. Esto asegura que las cuentas de las empresas estén disponibles para futuras consultas durante un tiempo razonable.
punto2: El segundo apartado contempla que si en el local del Registro no hay suficiente espacio para almacenar adecuadamente estas cuentas y documentos, los Registradores pueden recurrir a otras medidas. Esto incluye la posibilidad de autorizar el depósito de estos documentos en un local diferente, siempre que cuente con las adecuadas condiciones para conservar la información. También se permite la opción de almacenar la información mediante procedimientos informáticos, específicamente utilizando sistemas de lectura óptica que garanticen la integridad y accesibilidad de los documentos.
Ejemplo:
situacion: Imaginemos que una empresa, 'Tech Innovations S.L.', realiza su depósito de cuentas anuales de 2022 en el Registro Mercantil.
deposito: El anuncio de este depósito se publica en el 'Boletín Oficial del Registro Mercantil' en marzo de 2023.
conservacion: Según el Artículo 377, el Registro Mercantil debe conservar estos documentos hasta marzo de 2029. Si en 2025 el Registro se ve desbordado y no tiene espacio para guardar estos documentos físicamente, puede optar por almacenarlos en un local adecuado tras recibir la autorización pertinente. Alternativamente, puede digitalizar todos los documentos y almacenar las versiones digitales en un sistema informático seguro.
resultado: De esta manera, cualquiera que necesite consultar las cuentas anuales de 'Tech Innovations S.L.' podrá hacerlo hasta el plazo establecido, ya sea en formato físico o digital.